Dans un premier temps, leur CV est examiné avec soin. S’ensuivent un entretien et des tests de rédaction, permettant d’évaluer leur qualité d’écriture, leur capacité de synthèse et leur culture générale. Nous les formons ensuite à la rédaction des débats nécessitant des qualités spécifiques, beaucoup de pratique et d’accompagnement par les rédacteurs expérimentés. Une fois le nouveau rédacteur suffisamment formé à la technique de rédaction, il est accompagné par un rédacteur plus expérimenté lors de sa première mission sur site. La formation est continue.
Le rédacteur arrive toujours 15 à 30 minutes avant la réunion pour s’installer, disposer le matériel d’enregistrement en fonction des contraintes de la salle, vérifier la prise de son, réaliser le plan de table qui lui permettra d’attribuer correctement les interventions durant sa prise de notes et éventuellement, récupérer d’ores et déjà les présentations et documents qui feront l’objet de débats éventuels. La présence d’un rédacteur en réunion lui permet de :
Les qualités du rédacteur, à savoir la langue française, la réactivité, la culture générale et la capacité de synthèse, suffisent à produire un document de qualité. Il n’a pas vocation à maîtriser parfaitement le domaine d’activité en question : son travail consiste à rendre compte de manière fidèle et efficace des échanges, ce qui implique en premier lieu une forte capacité à saisir rapidement les enjeux des débats. En outre, le rédacteur s’appuie sur les propos des intervenants pour en reproduire le sens.
Non, bien au contraire. Au départ, sa présence peut susciter la curiosité, mais au fil des réunions, on arrive même à en oublier qu’il est là. Son rôle est celui d’un observateur neutre et discret. Il permet d’enrichir les débats au fil des séances via ses comptes rendus de qualité. Sachant que leurs propos ne seront pas perdus, les élus pourront participer aux échanges dans un climat plus serein.
Les enregistrements réalisés sont de simples supports de travail pour les rédacteurs strictement confidentiels. Sans ces derniers les comptes rendus seraient très succincts, incomplets. Nous les conservons une année au cas où notre client souhaiterait vérifier une information, puis nous les détruisons. Nous pouvons également réaliser une prestation sans enregistrement. Toutefois, dans ce cas, nous ne pourrons vous proposer que des documents synthétiques, le rédacteur n’ayant pas le temps de prendre des notes exhaustives durant toute la réunion.
Nous avons besoin d’un enregistrement audio de la réunion de qualité, d’une liste des présents/absents et des documents liés la séance (ordre du jour, présentations, documents, etc.). Nous disposons d’un serveur Extranet sur lequel vous pourrez facilement déposer vos fichiers. La présence d’un rédacteur lors de la première séance peut néanmoins être envisagée afin de sa familiariser avec les voix des différents intervenants ou vous pouvez également, lors des premières réunions, vous identifier avant de prendre la parole. A défaut, nous essaierons à minima de distinguer les interventions des élus de celles de la direction.
Tout d’abord, les marques orales du discours (hésitations, propos sans lien avec le débat principal, tics verbaux, répétitions, etc.), superflues à l’écrit, sont écartées. Pour la réalisation d’une synthèse, le rédacteur regroupe les idées en des formules plus efficaces, en un français soutenu, plus adapté à l’écrit. La réorganisation des idées permet de reprendre les mêmes notions, tout en les présentant sous une forme plus concise et plus claire facilitant la lecture du document. La synthèse reste fidèle sur le fond aux idées exprimées.
